這篇算是個留給自己的筆記，記錄我開始管理我的時間排程至今，現在使用的工具和排入任務的原則。我本來不知道GTD是什麼，但前幾天聽了podcast「馬力歐陪你喝一杯」的這集：
【春日迷你季】馬力歐單口特輯：事情永遠做不完，用GTD時間管理之術搞定待辦任務
我才知道原來我莫名其妙也融入了GTD的一些原則在我自己的習慣中，我想不是我天賦異稟很聰明什麼的，是長期下來，混雜著讀過很多文章，那些也有的拆解自GTD，或有相似的內涵。
馬力歐這集很值得一聽，不過我是建議有需求的人再聽，不然講了老半天，你也沒有動力去動手整理工作和生活的任務，開始建立屬於你自己的時間管理原則，那也是白聽。
1️⃣行事曆
先來講古一下，我最早開始做類似時間管理和排程的事，大概是在高中時期，用紙本手帳，那時剛好已沒有聯絡簿，但每天各科會有作業和待辦事項，同學也會有約，完全是大學生活的縮小版，自然需要一個記錄和分派的界面。不要問我為什麼不用google日曆，咳咳，當時都還沒有智慧型手機。
我覺得在做時間管理之前，我非常睿智的一點是，馬上坦誠我自己記性非常爛，唯有掌握了這個認知，才會心甘情願把所有任務記下來。
馬力歐說GTD的概念：大腦是用來想東西的，不是用來記東西。
這大概是記性好的人才會有的誤區，我從來就沒有，因為我記不住（淚）
解放你用來記任務排程的腦力，我覺得這對人的精神衛生有好處，因為你都寫下來了，排清楚了，心放乎定。不會半夜忽然想起什麼似乎好像忘記了，整個驚醒彈跳下床，睡眠都因此不安穩。心裡也不會時時要懸著一個什麼，留待任務排進來。
任務就在你用來記的界面上，不會跑走，也不會有人偷做，你寫了就安心吧，都是你的（喂）
我是一直到工作幾年後，智慧型手機初初普及，才下定決心放棄手帳，強迫自己用google日曆。鄉親哪，那時的google日曆不是現在的樣子，非常難用！
當時最好用的行事曆長得和現在的google日曆很像，可以呈現一整個月的界面，在上面看見任務的標題。而google日曆還是用色點來表示「這裡有一個任務」，還要點進去才知道是排了什麼，很不直觀。
所以我下定決心要轉換，是真的「很痛轉換」，而非無痛。
不過，行事曆可說是時間管理術中必不可少的基礎元素，不管你選擇使用哪個app，只要是：
①操作直覺，排個任務不必點太多次。
②任務呈現清楚，可以直接看見哪天有什麼任務。
③最好可以和你的工作核心連動。
滿足這些條件，應該就可以順利用下去。
2️⃣工作核心
馬力歐有分享他自己的工作核心是gmail，所以他自己的示例是從這個開展的。由於工作性質不同，大家的工作核心不見得會是郵件。像我的工作中，交辦任務、預估排程和工作信件都和gmail完全無關，如果我直接copy馬力歐的做法，我一定馬上陷入混亂和重複做分類和安排的虛耗中。
所以，首先，先從你工作任務的來源中去找出你的工作核心！可以從交辦來源、任務進度要在什麼界面上給誰看、在什麼界面上完成工作任務等方向去想。
尤其是任務進度是放在什麼界面上、用什麼方式呈現，這會影響你之後要選擇什麼方式記你的每日工作細節。如果你的工作必須定時回報到系統，或者不回報細項，那你可以直接用google tasks來做大項目分拆成小項的管理，每天複製一下就可以。
像我的工作每日要回報工時細節和項目，由自己在google sheet上填報。這也是我把我的工作核心定調為「Google Drive」的原因之一，這樣我可以直接在上面安排我的工作細節和進度，不用再用一個app管理，填兩次。
3️⃣To Do
接下來講你的待辦清單，我覺得這是 GTD值得聽和學的地方，要如何分類和登記待辦清單，其難易程度，我覺得和人的個性相關。有的人就算聽過、看過再多時間管理術的文章，人家總會說：兩分鐘能完成的事你就先做、做重要的事，不要一直做緊急的事、依據什麼什麼原則分類你的待辦事項……但他還是做不到。
也沒什麼，就優柔寡斷，分類不了。
在這裡我要向分類不了的人說：各種時間管理術的原則都很清楚，就照著分，你停在這裡不分類，手上的長期事項只會一直堆積，短期因為登記不了、分類不了，一直排不上可做時間，你的時間壓力只會越來越大。
停在這裡，你什麼都沒有。走下去，才有希望。
GTD的篩選項就兩個：
①2分鐘可做完嗎？能就做，不用列。這是快速清理雜事的妙方。（我自己是設定5分鐘為界限）
②權責分類：這是你的任務嗎？是就先放待辦，不是就把它交給該做的人。
篩選完，你才有一個真正需要以事件別、遠中長程分類的待辦事項清單。
我目前是用google keep來管理我的待辦事項，我選它的原因是：①簡單、②可以在Google Drive上連動。③可釘選重點放前列。
我利用它來編定期要做的事的SOP清單、當月想做、待做事的清單、和別人協作要再詢問事項的各種清單。
要注意的事，To Do清單和行事曆上登記的事最好有區別，我在行事曆上只登記重大任務的截止日期、出差、約會、開會，基本上是和我出門有關的事；在Keep上則以
「預估完成日期+事件名+目前進度」
的方式，列出我的待辦事項。
我可以在Keep上看見所需資訊，但它也不會出現在行事曆上干擾我看見更重要的事。
剛才有提過Google tasks，若你有一個多步驟的工作要拆細項下去逐步完成的話，用這個相當不錯，它也可以和Google Drive連動，如果你不覺得干擾，也可以和Google 日曆連動。
我本來有想用它來記錄，後來發現我還是要預估和回顧每日工作報表，這樣一來會做重複的事，而且我也不喜歡它上Google日曆，就擱置了。
我目前的做法：每週預估工作報表時，點開我Keep裡的當月清單，對照報表裡的完成進度，安排新的下周工作細節。這樣我不會忘記有什麼事項在執行或待完成，也不用一直把事掛在心上。
4️⃣其他
馬力歐說他還是很愛用筆記本輔助工作，我則更喜歡用一張A4來做事。雖然這聽起來真的太像什麼「麥肯錫教我的工作術」、「TOYOTA都在用的思考整理術」，但真的不是。我覺得不管用筆記本還是紙，它要達成的功能大體上是：記下想法、梳理脈絡、激發靈感。
就看你更習慣哪個界面，哪個媒介能讓你激發更多想法，搞不好也有人就喜歡用word。
我的習慣是用心智圖來梳理和激盪，選用一張紙的原因有：①不喜歡筆記本中間的部分，不平整會干擾我。②筆記本其他頁的存在會讓我分心。③單張紙放在夾紙板，要開會時很方便帶，也方便調整次序。④案子完成後它可以直接從我的夾紙板上移到回收箱，很有儀式感。
原因看起來真的滿怪又很龜毛，但我試了多年，還是用一張紙最適合我。
想想我超級省錢，都直接拿回收紙就可以上工了。
另外，生活上的許多雜事，像是「晚上要買冬瓜」、「今天倒垃圾」、「要繳XX費」、「上XXXXX網課」，如果它是有周期性的，我會讓它上Google日曆，定時出現在上面；如果不是，我就用Google日曆的新增「提醒」，它會出現在Google日曆上，可以設定提醒時間，你手機的「通知」如果有開，也會看到。沒有勾選「已完成」，它就會像叫魂一樣一直出現在日曆上的每一個今天。
所以最快的方式是Do it。
那像那種洗了衣服，等它洗好要晾時怎麼辦？又或者是其他放著讓它執行，要定時回來接續的事怎麼辦？
那就設定鬧鐘啊！我的SIRI都被我拿來做這個，最常使喚它：幫我倒數計30分鐘。
鬧鐘一響，就去完成它。不用花排程去記，也不用花腦子，只要叫SIRI就好。
聽完這集，收穫滿多的，主要就是學習GTD的分類方式，和我自己的原則比對，然後修改一些做法。
你問，我的時間管理術進化到現在，我有因此而完成更多工作、寫出更多的文章嗎？
同事是說我工作完成得很快啦！文章的產量嘛，很忙的時候也有努力擠時間寫。我覺得更重要的是，我彌補了天生的缺點，變得不容易忘記事情，也因為解放腦子記事情的壓力，晚上都睡得很好。
重要的是，我因此可以留出很多時間打混放鬆，完全不用緊張是不是什麼事沒做，這超棒的！
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